Was Führungskräfte in manchen Unternehmen für ein unverzichtbares Führungsinstrument halten, sehen Vorgesetzte in anderen Unternehmen als reine Zeitverschwendung an. Und die Mitarbeiter? Auch hier gibt es ganz unterschiedliche Sichtweisen. Manche Mitarbeiter empfinden Besprechungen als Störung und Ablenkung von ihrer tatsächlichen Arbeit, während wiederum andere Meetings als unverzichtbare Foren zur Selbstdarstellung ansehen. Und was geschieht, wenn solche Meinungen im Meeting aufeinander treffen? Die Diskussionen gehen drunter und drüber, Mitarbeiter kommen zu spät oder sind schlecht vorbereitet. Manche Teilnehmenden reißen die Diskussion an sich, während andere nicht zuhören und auf ihren Unterlagen malen. Und dann, nach mehreren Stunden, gehen alle frustriert auseinander und sehen sich wieder mal bestätigt. Alles nur Zeitverschwendung, keine Ergebnisse, nichts ist geklärt. Dabei sind Teambesprechungen unverzichtbar. Unverzichtbar zur gezielten Informationsübermittlung, zur Stärkung der Verantwortlichkeiten, zur Aufgabenverteilung, zum Austausch über den Istzustand, zur Problemdefinition und Problemlösung. Teambesprechungen sind unverzichtbarer Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und geeignet zur Entwicklung von Handlungsabläufen. Darüber hinaus wirken sie darauf hin, Mitarbeiter zu sensibilisieren, zu motivieren, zu mobilisieren und Arbeitsergebnisse zu erfassen. Damit Besprechungen optimal verlaufen können, müssen jedoch einige Voraussetzungen gegeben sein: gute Vorbereitung und Organisation, eine gute Moderation und der gute Wille der Beteiligten. Hier einige wichtige Maßnahmen zum Gelingen: Vorbereitung und Organisation

-	Vorabklärung der Tagesordnungspunkte. Welche Informationen und Themen sind für diese Besprechung wichtig und notwendig?
-	rechtzeitige Einladung der beteiligten Mitarbeiter
-	in Einladung angeben: Ort, Zeitraum, Teilnehmer, Tagesordnung, Verantwortlichkeiten
-	Räumlichkeiten und Ausstattung rechtzeitig vereinbaren
-	Klärung, welche Informationen noch eingeholt bzw. welche Experten hinzugezogen werden müssen
-	geeignete Sitzordnung beachten
-	Festlegung der Moderations- und Arbeitstechniken

Aufgaben der Moderation

-	rechtzeitige Einladung der beteiligten Mitarbeiterin Einladung angeben: Ort, Zeitraum, Teilnehmer, Tagesordnung, Verantwortlichkeiten
-	Räumlichkeiten und Ausstattung rechtzeitig vereinbaren
-	Klärung, welche Informationen noch eingeholt bzw. welche Experten hinzugezogen werden müssen
-	Begrüßung der Teilnehmer
-	Wahl des Schriftführers initiieren
-	Visualisierung und Erläuterung der Tagesordnung (eventuelle Erweiterung)
-	Abstimmung über Tagesordnung und Meetingregeln initiieren
-	auf konstruktiven und störungsfreien Ablauf achten
-	wichtigste Argumente und Fragen zu den Tagesordnungspunkten visualisieren
-	Aufstellung und Verabschiedung eines Maßnahmenplans (Visualisierung)

Aufgaben der Teilnehmer

-	pünktliches Erscheinen
-	gute Vorbereitung auf die in der jeweiligen Verantwortung liegenden Tagesordnungspunkte
-	Vermeidung von Sitzungsstörungen (Handy ausschalten und Umlenkung zu Kollegen, Zuspätkommen, Verlassen der Besprechung, Smalltalk mit dem Nachbarn)
-	Fairness in der Diskussion (Killerphrasen vermeiden)

Die Liste ließe sich noch um viele Punkte ergänzen. Wichtig ist aber vor allem, dass der Moderator wenigstens die Grundlagen des Visualisierens und Moderierens von Arbeitsgruppen beherrscht und Kenntnisse in Konfliktvermeidung besitzt. Sie möchten Teambesprechungen in Ihrem Unternehmen verbessern und Ihre Mitarbeiter im Bereich Unternehmenskommunikation schulen, um damit Ihre Ablaufprozesse zu optimieren und Ihre Kosten zu senken? Promacon Dienstleistungen unterstützt Sie hierbei kompetent und effektiv. Sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie gerne ausführlich. Mit freundlichen Grüßen, Ihr