Projektmanagement hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Es gibt wohl heute keine Branche mehr, in der dieses Managementtool nicht angewendet wird. Unterstützend ist die Anzahl der absolvierten Projektmanagement-Seminare in den letzten Jahren sprunghaft gestiegen und die Palette der Managementtools ausreichend gewachsen. Sogar eine beachtliche Anzahl Projektmanagement-Software ist inzwischen auf dem Markt. Doch warum verunglücken immer noch so viele Projekte?
Für die Schieflage in Projekten gibt es mehrere und von Branche zu Branche unterschiedliche Gründe. Nach einer Befragung der GPM¹ von 76 Vertretern führender Unternehmen aus verschiedenen Branchen und einer Leserbefragung von managerSeminare² zu „Fallstricke[n], die Projekte zum Scheitern bringen“, gibt es eine Reihe von Gründen, die für das Scheitern eine wichtige Rolle spielen. Hier einige Antworten, die bei beiden Befragungen gegeben wurden:

• unklare Anforderungen und Zieldefinition
• ständige Änderungen während der Durchführungsphase vonseiten des Auftraggebers
• Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Projektteam hinsichtlich Zielen, Kosten, Zeitraum
• falsch eingeschätzte Kosten (interne Kostenkalkulation)
• falsch eingeschätzter Zeitplan (interne Zeitplanung)
• mangelnde Führungskompetenz des Projektleiters

Die vielfältigen Gründe zu thematisieren, würde den Rahmen dieses Newsletters sprengen. Deshalb möchten wir uns in dieser Ausgabe auf die Konzeptions- und Planungsphase von Projekten konzentrieren. Anforderungen und Zieldefinition
Eine vertraglich fixierte und eindeutige Zieldefinition ist absolut notwendig und wichtig für den Projekterfolg. Hierzu gehören quantifizierbare und messbare Projektziele (Mengen, Zeiträume, Qualität etc.). Nur durch eine eindeutige und gemeinsam mit dem Auftraggeber durchgeführte Definition können Änderungen in der Durchführungsphase minimiert werden. Auch wenn Sie den Eindruck gewinnen, Ihr Auftraggeber weiß noch nicht so genau, was er letztlich haben möchte, ist es für Sie von Vorteil, ihn in dieser Phase bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Geschieht dies nicht, so ist das Projekt meist schon zum Scheitern verurteilt, der Auftraggeber verärgert und nicht mehr dazu bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Projektplanung
Kosten- oder Terminüberschreitungen, nicht vorhandene Teammitglieder oder andere Ressourcen, Konflikte mit internen und externen Interessengruppen usw. sind häufig auf eine unzureichende Projektplanung und Risikoanalyse zurückzuführen. Aus diesem Grunde kommt dieser Phase eine große Bedeutung zu.

• Von ganz zentraler Bedeutung ist das Risikomanagement. Damit gemeint ist die Analyse der Schwachstellen, des Projektumfeldes und der Interessengruppen, eine Schnittstellenanalyse sowie eine Risikoabschätzung mit der Erarbeitung von Gegenmaßnahmen.
• Erstellen Sie einen Zielstrukturplan, um die Motive und Ergebniserwartungen deutlich zu machen.
• Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (Untergliederung in Objekte, Aufgaben, Funktionen) und einen Handlungsstrukturplan (Projektphasen und Vorgänge). Je feiner Sie diese Planung vornehmen, desto genauer ist die Kalkulationsgrundlage und umso geringer die Gefahr möglicher Ressourcenengpässe oder übersehener Aufgaben und Maßnahmen.
• Zur Unterstützung aller oben genannten Projektmanagement-Tools sind in der Zwischenzeit viele unterschiedliche Softwarelösungen auf dem Markt erhältlich. Wichtig bei allen Lösungen ist jedoch eine optimale Kombination hinsichtlich Ihrer speziellen betrieblichen Anforderungen.

Auch Sie möchten Ihre Prozessabläufe im Projektmanagement verbessern und Ihre Kosten senken? Sie interessieren sich für rechnergestützte Tools zur Analyse, Planung und Kalkulation? Sie möchten Ihre Führungskompetenzen im Bereich der Leitung von Projektteams ausbauen, mehr erfahren über das Führen mit Zielvereinbarungen, über Feedbackgespräche oder suchen Unterstützung durch ein Projektcoaching?
Sprechen Sie mit uns. Wir informieren Sie gerne ausführlich. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Anmerkungen
¹ GPM Deutsche Gesellschaft für Projekt-
management e. V.; Studie zur Effizienz von Projekten in Unternehmen, 2004
² managerSeminare, Heft 66, 2003