Viele Unternehmen haben inzwischen Erfahrungen mit Reengineering-Projekten oder der Optimierung von Prozessabläufen gemacht. Vielfach ist den Beteiligten dabei von Anfang an klar, dass diese Projekte mit großen Veränderungen einhergehen können. Sie wissen, dass es nicht nur um Arbeitserleichterungen oder andere Prozessoptimierungen geht, sondern dass Veränderungen sich bis hin zum Personalabbau auswirken können. Die Ankündigung von Maßnahmen kann ganz unterschiedliche Reaktionen unter der Belegschaft auslösen. Sie kann von der Hoffnung auf eine baldige Änderung behindernder Vorschriften oder Abläufe bis zu Befürchtungen reichen, im nächsten Monat nach einer neuen Stelle Ausschau halten zu müssen. Wie die Belegschaft in solchen Situationen insgesamt reagiert, hängt von verschiedenen Fragen ab. Welche Erfahrungen hat die Belegschaft in der Vergangenheit insgesamt mit dem Management bzw. speziell in solchen Veränderungsprojekten gemacht? Wurden die Mitarbeitervertreter frühzeitig über Veränderungsmaßnahmen informiert und einbezogen? Wurde die Belegschaft rechtzeitig über geplante Maßnahmen informiert bzw. schon im Vorfeld in die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen einbezogen? Wie offen und fair wurde mit den Ängsten und Widerständen der Belegschaft umgegangen?
So unterschiedlich wie die Beantwortung der oben genannten Fragen ausfällt, so unterschiedlich sind die Reaktionen. Grundsätzlich ist es nicht verwunderlich, dass die Belegschaft, die Vertrauen ins Management hat, sich anders verhält als eine, die schlechte Erfahrungen gemacht hat. Dort, wo schlechte Erfahrungen gemacht wurden, herrscht mehr Misstrauen und Ablehnung vor. Es kommt z.B. nicht selten vor, dass in Unternehmen mit gewerkschaftlich organisierter Belegschaft, Projekte zu Fall gebracht wurden, weil der Betriebsrat nicht rechtzeitig oder zum Teil gar nicht informiert und einbezogen wurde. Auch braucht es nicht zu verwundern, dass Ängste und Ablehnung unter den Mitarbeitern entstehen, wenn Einzelheiten über Veränderungsmaßnahmen tröpfchenweise über den „Flurfunk“ verbreitet werden. Es reicht beispielsweise nicht aus, vom direkten Vorgesetzten über grundsätzliche Veränderungen der Aufbauorganisation informiert zu werden. Hier müssen die Informationen direkt vom Vorstand oder von der Geschäftsleitung kommen. Wichtig bei der Durchführung solcher Projekte ist deshalb,

• sich frühzeitig Gedanken über die psychologischen Auswirkungen innerhalb der Belegschaft zu machen und in der Projektplanung zu berücksichtigen.
• die positiven Aspekte und den Nutzen der Veränderungsmaßnahmen für die betroffenen Mitarbeiter deutlich herauszustellen.
• Widerstände innerhalb der Belegschaft ernst zu nehmen und als Chance zu verstehen, die anliegenden Maßnahmen erneut zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.
• ein auf das jeweilige Veränderungsprojekt angepasstes Kommunikationskonzept zu erarbeiten und umzusetzen.
• eine offene und rechtzeitige Kommunikation sicherzustellen. Je früher Mitarbeitervertreter und Belegschaft informiert und involviert werden, um so größer ist die Bereitschaft, solche Projekte zu unterstützen. Nutzen sie deshalb alle Kommunikationsmedien in Ihrem Hause um Veränderungen rechtzeitig bekannt zu machen.

Bei Projekten zur Optimierung von Ablaufprozessen ist es wichtig, dass die betroffenen Mitarbeiter Veränderungen offen gegenüberstehen und das Vorhaben nicht blockieren. Dies gelingt vor allem dann um so eher, wenn die unmittelbar betroffenen Fachkräfte in den Veränderungsprozess aktiv einbezogen werden, von der Problemanalyse bis zur Erarbeitung und Umsetzung von Problemlösungen. Sie haben die meisten Kenntnisse über ihr direktes Tätigkeitsfeld und wissen häufig sehr genau, wie man Abläufe optimieren kann. Hier hat sich die Bildung von Teams bewährt, die sich durch die Mitarbeiter zusammensetzen, die an dem jeweiligen Prozess beteiligt sind. Begleitet wird das Team durch einen Moderator, der den störungsfreien Lösungsablauf gewährleisten soll. Wenn Sie mehr über Kommunikationskonzepte für Veränderungsprozesse erfahren möchten, einen professionellen Prozessbegleiter oder einen Interimsmanager suchen, der sie bei der Umsetzung Ihrer Optimierungsmaßnahmen unterstützt,
rufen Sie uns an.Wir begleiten Sie gerne dabei. Mit freundlichen Grüßen, Ihr